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用戶的需求在改變

盡管第三代OA系統(tǒng)的概念已經(jīng)提出很長一段時(shí)間了，但仍有些用戶對知識管理的概念還比較模糊。目前，OA應(yīng)用情況如何？在Internet環(huán)境下用戶的需求又是什么呢？濟(jì)南鋼鐵集團(tuán)總公司OA系統(tǒng)部張部長在接受記者的采訪時(shí)說：“除了正常的公文流轉(zhuǎn)、郵件系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理等傳統(tǒng)OA所具備的功能外，信息門戶、與數(shù)據(jù)庫無縫鏈接、無線應(yīng)用等因素也是必不可少的。”這些需求恰恰是第三代OA系統(tǒng)的核心。



OA系統(tǒng)的兩次飛躍

專家認(rèn)為，知識管理并不是直接管理人頭腦中的知識，而是指利用信息技術(shù)來輔助知識處理流程中的某些環(huán)節(jié)，是對知識的載體或處理過程的管理，可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行恰當(dāng)組織和管理，使正確的知識能夠在正確的時(shí)間送到正確的人手中，大大提高知識傳播和共享的效率；對于那些隱含在人腦中無法以文檔等媒介形式表達(dá)出來的知識，則借助于對擁有這些知識的人的管理和組織進(jìn)行，通過促進(jìn)人的交流來達(dá)到知識傳播與共享的目的。

因此，知識管理的本質(zhì)是一種強(qiáng)調(diào)“知識是企業(yè)的惟一戰(zhàn)略資產(chǎn)，知識能夠創(chuàng)造價(jià)值”的管理思想和管理實(shí)踐。

技術(shù)支撐知識管理

目前，市場上的知識管理產(chǎn)品可謂琳瑯滿目。由于知識管理OA在企業(yè)信息化建設(shè)中處于一個(gè)比較基礎(chǔ)和通用的地位，因此，在OA建設(shè)中可以采用的知識管理技術(shù)也是一些比較基礎(chǔ)和通用的知識管理技術(shù)。

記者在采訪國內(nèi)著名知識管理研究機(jī)構(gòu)——長城企業(yè)戰(zhàn)略研究所錢磊先生時(shí)得知，知識管理主要包括以下四個(gè)方面：

首先是企業(yè)門戶。門戶是組織的信息系統(tǒng)的統(tǒng)一入口，企業(yè)門戶為員工的辦公提供了極大的幫助，通過門戶，他們可以方便地了解所需的知識等。同時(shí)，通過企業(yè)知識門戶，員工還可以實(shí)時(shí)地與工作團(tuán)隊(duì)中的其他成員取得聯(lián)系、尋找所需內(nèi)容。

其次是電子協(xié)作。在集成的協(xié)作環(huán)境中，用戶可以了解自己的工作任務(wù)、工作組成員以及所需要的信息和處理流程，進(jìn)行有效協(xié)作。

第三是內(nèi)容管理，辦公中所涉及的各種非結(jié)構(gòu)化文檔使得內(nèi)容管理成為知識管理不可缺少的部分，而內(nèi)容管理解決方案還具有提供分類、發(fā)布和管理文檔及內(nèi)容的能力。

最后是知識發(fā)現(xiàn)，從文檔中發(fā)現(xiàn)有用的文檔是知識管理面臨的一個(gè)重要問題。知識發(fā)現(xiàn)就是通過創(chuàng)建和分析上下文的關(guān)系幫助用戶找到有用的文檔。

將知識管理滲透到應(yīng)用中

第三代OA系統(tǒng)全面體現(xiàn)了知識管理在OA中的重要作用。據(jù)錢磊介紹，在OA中引入知識管理的理念，就是為了滿足這種需求，充分利用組織的知識資源，提高員工的辦公效率和質(zhì)量。由于辦公事務(wù)是各種組織中的一些需要在辦公室處理的通用事務(wù)，因此辦公事務(wù)中的知識處理的內(nèi)容也是知識管理領(lǐng)域中最基本、最通用的內(nèi)容，主要包括：辦公文檔的管理、交流與協(xié)作、專家定位等等。

錢磊強(qiáng)調(diào)，第三代OA系統(tǒng)所能提供的知識管理功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只這些。目前，一些OA廠商已經(jīng)將并不屬于OA功能的其他領(lǐng)域（如客戶關(guān)系管理、項(xiàng)目管理等）劃分到OA的名下，從而擴(kuò)展了OA的應(yīng)用范疇。

目前市場上出現(xiàn)的產(chǎn)品大致可以分為三類：基于IBM Lotus Notes平臺上開發(fā)的產(chǎn)品、基于微軟Exchange平臺上開發(fā)的產(chǎn)品和國內(nèi)自主版權(quán)的群件平臺。在前兩類平臺的選取上，華深慧正公司的胡武凱先生認(rèn)為，開發(fā)商選擇IBM Lotus Notes的主要原因在于該平臺在知識管理、可擴(kuò)展性、無線接入、安全保密等功能上占有優(yōu)勢，而Exchange的優(yōu)勢則更多地表現(xiàn)在操作方便上。

此外，以金和、奧碼天地等為代表的自主版權(quán)的平臺，在設(shè)計(jì)時(shí)更多地融入了適合國內(nèi)企業(yè)的管理思想，如：金和獨(dú)創(chuàng)的精確管理，從而也體現(xiàn)了知識管理在OA中的作用。這些廠商因此也贏得了很大一部分OA市場。金和軟件總經(jīng)理欒潤峰興奮地告訴記者，“非典”非但沒有影響公司的運(yùn)營，反而拓展了更大的市場。由于金和OA具有遠(yuǎn)程實(shí)現(xiàn)安裝、培訓(xùn)等方便性和易用性，僅4月份就連續(xù)簽下了中鐵18局100多萬元的訂單和中鐵13局30多萬元的訂單。

意識亟待提高

把知識管理理念真正應(yīng)用在辦公領(lǐng)域的實(shí)踐中，一套具有良好的知識管理功能的OA系統(tǒng)是非常重要的。但是，我們還需要在辦公領(lǐng)域中提高對知識管理的認(rèn)識，在實(shí)踐中進(jìn)行探索和提高。專家認(rèn)為，我們應(yīng)該從以下幾個(gè)問題入手：

提高對知識管理的認(rèn)識和重視 知識管理決不僅僅是一項(xiàng)IT建設(shè)項(xiàng)目，也不是空洞的管理理論，本質(zhì)上是對知識的重要價(jià)值的正確認(rèn)識而導(dǎo)致的偏重知識的戰(zhàn)略和實(shí)踐。因此，實(shí)施知識管理的首要條件是員工對知識管理的正確認(rèn)識和重視。

從個(gè)人知識管理做起 知識管理是與人緊密聯(lián)系的，知識管理是建立在組織成員的個(gè)人知識管理的基礎(chǔ)之上的。因此，要打好基礎(chǔ)，抓好個(gè)人知識管理，培養(yǎng)個(gè)人良好的知識管理習(xí)慣，提高個(gè)人知識管理的能力。

培養(yǎng)知識分享和交流的組織文化 實(shí)施知識管理的最大阻力不是技術(shù)，而是組織成員不愿分享自己的知識，應(yīng)該建設(shè)一種鼓勵(lì)積極分享知識和交流知識的組織文化。

培育實(shí)踐社區(qū) 要充分發(fā)揮這種非正式組織的作用，積極引導(dǎo)，并納入知識管理的大框架中。

確定辦公領(lǐng)域中的關(guān)鍵知識 通常是一些公文、制度等文檔，這樣才能夠有的放矢地進(jìn)行知識管理，達(dá)到事半功倍的效果。

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老總觀點(diǎn)

下一代OA是協(xié)同

OA的核心內(nèi)容就是協(xié)同。協(xié)同發(fā)展到今天，有兩個(gè)發(fā)展方向：一個(gè)是動態(tài)協(xié)同，強(qiáng)調(diào)隨時(shí)隨地獲得最新數(shù)據(jù)和作出決策；一個(gè)是大規(guī)模的系統(tǒng)協(xié)同。OA的發(fā)展方向應(yīng)該是按照這兩個(gè)方向發(fā)展。動態(tài)的協(xié)同可以實(shí)時(shí)獲得各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的動態(tài)數(shù)據(jù)?滿足移動辦公的各種安全需要。而大系統(tǒng)協(xié)同則要求OA產(chǎn)品能夠和企業(yè)的ERP、MIS、CRM、SCM等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫集成，包括數(shù)據(jù)流的集成、工作流的集成、應(yīng)用的集成、信息的集成。我認(rèn)為下一代OA必將是以此為基本特征的動態(tài)統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)。



慧點(diǎn)科技總裁：姜曉丹

OA是信息化的共用平臺

OA已經(jīng)成為一個(gè)單位進(jìn)行知識管理的基本平臺，它至少要能實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位的知識積累、知識共享與知識管理。具體地說，它應(yīng)該實(shí)現(xiàn)三種功能：跟蹤、收集與整理員工的日常工作行為，員工可以隨時(shí)隨地地使用自己或他人日常工作的積累，對員工的工作做出指導(dǎo)與幫助；跟蹤、分析單位的決策行為，及時(shí)向單位各級部門提供經(jīng)整理的決策知識；方便收集員工有針對性的解決方案，能隨時(shí)隨地地為員工共享。因此，現(xiàn)代的OA是建立在Internet之上、作為單位信息化的共用平臺。



金和軟件總裁：欒潤峰

把How To變成Know How

以知識管理為核心的OA平臺，其最終目的就是提高企業(yè)的競爭力，幫助企業(yè)完善知識管理的全部周期，完善知識管理的全部手段，提高企業(yè)的創(chuàng)新能力、響應(yīng)能力、生產(chǎn)效率和技術(shù)技能。它可以把企業(yè)的知識有形化、實(shí)用化、制度化、系統(tǒng)化、集成化，使企業(yè)通過協(xié)作和交流，發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)造隱形知識；分類整理、存儲、管理顯性知識，通過各種方式傳播知識，并在工作中有效地運(yùn)用知識。因此，我認(rèn)為，以知識管理為核心的OA平臺，是幫助企業(yè)員工實(shí)現(xiàn)從How To轉(zhuǎn)變到Know How的飛躍。



華深慧正董事長：張曉峰

相關(guān)鏈接

知識管理定義

知識管理是一個(gè)新興的概念和學(xué)科，對其內(nèi)涵和外延，至今還沒有形成一致的認(rèn)識，更別說有一個(gè)公認(rèn)的定義。現(xiàn)例舉一些權(quán)威人士和機(jī)構(gòu)的定義。

知識管理就是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的途徑。——商業(yè)管理與IT調(diào)查咨詢公司總裁卡爾·弗拉保羅

知識管理是企業(yè)面臨不斷變化的非連續(xù)性環(huán)境時(shí)，針對組織的適應(yīng)、生存和競爭能力所采取的一種迎合性措施。在本質(zhì)上，它包含了組織的發(fā)展過程，并力求將信息技術(shù)中的信息與數(shù)據(jù)的處理能力和人的生產(chǎn)與創(chuàng)新能力有機(jī)結(jié)合起來。

——Brint知識管理網(wǎng)站創(chuàng)始人Yogesh Malhotra博士

知識管理是促進(jìn)使用一種集成的方法來識別、捕獲、評價(jià)、檢索和分享企業(yè)的所有信息資產(chǎn)。這些資產(chǎn)可能包括數(shù)據(jù)庫、文檔、政策、流程，以及以前無法獲取的單個(gè)員工的隱性的專家技能和經(jīng)驗(yàn)。——著名調(diào)研機(jī)構(gòu)Gartner Group

知識管理并不是懸在空中或是獨(dú)立于其他管理范疇之外的管理內(nèi)容，而是與具體的職能管理相結(jié)合的基礎(chǔ)管理。多種類型的知識管理結(jié)合起來，形成企業(yè)完整的知識管理體系。從這點(diǎn)來講，知識管理無所不在，是最基本的，是樸素的。

——長城企業(yè)戰(zhàn)略研究所